Alquilar una oficina: los costos que no aparecen en el aviso

El monto mensual de un aviso de oficina, en dólares o en pesos, no alcanza para armar el presupuesto: falta saber si incluye IVA y cuánto suman las expensas del edificio que elegiste. La primera pregunta al propietario o al corredor es esa: si el número que ves es con IVA o sin IVA.

Las expensas cambian con los gastos del edificio: en un edificio de oficinas pueden incluir seguridad, recepción, mantenimiento de ascensores y aire central. Pedí las expensas del último trimestre por escrito, no un número de referencia.

IVA: cuándo aparece y quién lo soporta

La locación comercial suele estar gravada al 21 % cuando es una operación alcanzada y factura un locador responsable inscripto (art. 28 de la Ley de IVA). El art. 7 inc. h) punto 22 incluye exenciones para vivienda, determinados locatarios públicos y otras locaciones por debajo del monto reglamentario. No presupongas el impuesto sólo por ser oficina: confirmá con tu contador las exenciones y el régimen del locador.

La pregunta que cambia tu presupuesto es si el IVA se suma o no. Depende del locador. Si está inscripto en el IVA y la locación está gravada, factura el impuesto al 21 %. Si está en el monotributo, el pago mensual del régimen unifica IVA y Ganancias, y no agrega impuesto a la factura. ARCA obliga al propietario a inscribirse y a facturar: en el monotributo emite comprobantes tipo C, y en el régimen general declara las rentas en Ganancias.

Para tu empresa el resultado depende de su propia condición fiscal. Si es responsable inscripta y usa la oficina en operaciones gravadas, el IVA del alquiler entra como crédito fiscal (art. 12 de la Ley de IVA): puede computarse contra el IVA a pagar si se cumplen los requisitos. Sigue siendo una salida de caja y no implica devolución automática de dinero. Si tu empresa es monotributista o compra como consumidor final, ese IVA no se recupera y va al presupuesto completo como costo. Pedí una simulación de la primera factura antes de firmar y anotá si el alquiler y las expensas salen en la misma factura o en dos.

En la Ciudad de Buenos Aires el tributo que grava el inmueble es el Inmobiliario ABL: es anual, se paga en 12 cuotas mensuales y está formado por el Impuesto Inmobiliario más la Tasa Retributiva de los Servicios de Alumbrado, Barrido y Limpieza, Mantenimiento y Conservación de Sumideros. Antes de armar la cifra, pedí la última boleta y el detalle de la composición de la cuota: te dice qué parte vas a tener que estimar cada mes.

El art. 1209 del Código Civil y Comercial distingue las cargas de la actividad, a cargo del locatario, de las que gravan el inmueble y las expensas comunes extraordinarias, que no pone a su cargo. Sólo admite cargarle expensas por gastos habituales vinculados a servicios normales y permanentes, cualquiera sea su etiqueta contable. Una cláusula comercial que pretenda apartarse de ese reparto requiere revisión legal bajo el art. 958 y los límites de ley y orden público; no basta decir que todo es negociable. AGIP ofrece una boleta desdoblada: el propietario la solicita y el inquilino la acepta para separar Impuesto Inmobiliario y Tasa de ABL. Ese trámite tributario no decide la validez del reparto civil. El pago tardío suma recargo del 5 % en cada cuota más intereses.

Fuera de la Ciudad el tributo cambia de nombre, de organismo y de calendario. La regla práctica sirve igual: averiguar en la jurisdicción del inmueble, pedir la última boleta y escribir en el contrato quién paga qué.

Sellos: el impuesto del contrato, una sola vez

El impuesto de sellos grava la firma del contrato de alquiler y se paga una sola vez. Es un impuesto provincial o de la Ciudad, así que las reglas cambian según dónde esté el inmueble.

• Base imponible. En la Ciudad la base no es sólo el monto del contrato: AGIP manda a consultar el Valor Locativo de Referencia del inmueble El VLR es anual: ajustalo a la duración del contrato antes de comparar y tributar sobre la mayor de las dos bases para el mismo período.
• Cuotas para PyMEs. El art. 46 de la ley provincial permite que ARBA autorice hasta 3 cuotas mensuales iguales si el impuesto supera $ 500.000, para actos de micro, pequeñas y medianas empresas como vendedoras o prestadoras, regularmente constituidas e inscriptas. Está sujeto a condiciones de implementación e intereses equivalentes al descuento a 30 días de Banco Provincia; el plazo no puede superar el del contrato. No supongas que alcanza a tu empresa como inquilina.
• Alícuotas que cambian. Las alícuotas las fija la ley tarifaria de cada año, así que conviene volver a chequearlas cuando estés por firmar.

El mes a mes es lo que se discute, pero la caja del primer día es la que decide si la operación cierra. Antes de que el equipo se siente hay que pagar el primer mes, el depósito o la garantía, la comisión de intermediación, los sellos y, si hace falta, la adecuación del espacio.

El depósito es una garantía inmovilizada, no un gasto en el supuesto de la calculadora. Su devolución depende de lo pactado, las obligaciones pendientes y las deducciones justificadas. Escribí monto, moneda, plazo de devolución y cómo se documentan los descuentos; la regla legal está en la guía del contrato de alquiler comercial.

La comisión del corredor debe revisarse según las reglas profesionales de la jurisdicción y lo que se acuerde: escribí en el contrato quién la paga, sobre qué base se calcula (el alquiler de todo el contrato o el de un mes), si el monto lleva IVA y cuándo se paga. A igual porcentaje, una comisión calculada sobre el alquiler de 36 meses es 36 veces la calculada sobre un solo mes: la base de cálculo define el monto.

Ejemplo con un alquiler de referencia de 100, sólo para ilustrar la cuenta, no como precio de mercado: con expensas de 15, el mes cuesta 115. Si el contrato pide dos meses de depósito (200) y una comisión del 5 % sobre el alquiler de los 36 meses (180), al entrar salen 495. El depósito queda inmovilizado y su devolución está sujeta al contrato y a la liquidación final; no se cuenta como gasto en este supuesto. IVA y sellos quedan afuera del ejemplo.

El contrato fija qué garantía hay que presentar, y cada forma, depósito en garantía, aval bancario o seguro de caución, tiene su costo: una comisión o prima, y el dinero que queda inmovilizado mientras dura el contrato. En el presupuesto alcanza con una línea por la garantía y otra por su costo; pedí la cotización y la fecha de entrega antes de firmar. La guía de garantías para alquilar una oficina o local compara las opciones y su costo en detalle.

Si el espacio se entrega vacío o con instalaciones viejas, la adecuación puede costar más que el primer año de alquiler. Obras menores, cableado estructurado, aire acondicionado, luminaria, mobiliario y la puesta a norma del tablero eléctrico se pagan al principio y se usan durante todo el contrato.

Dos preguntas para el contrato: quién autoriza las obras y qué pasa con las mejoras cuando termina el alquiler. Las reparaciones que tocan a cada parte tienen su propia regla, explicada en la guía del contrato de alquiler comercial, pero el destino de tu inversión al final del contrato lo define el acuerdo que firmes.

• Seguros: el contrato puede pedir un seguro de incendio y, según el edificio, uno de responsabilidad civil. Pedí dos cotizaciones y sumá la prima anual al mes a mes.
• Servicios: energía, agua, gas, internet y telefonía se contratan a nombre de la empresa que ocupa el espacio. Consultá si el medidor es propio o compartido con el resto del piso.
• Servicios internos: limpieza del área privada, seguridad propia, soporte de IT y mantenimiento del mobiliario no entran en las expensas del edificio.

Si la oficina entra en obras, negociá período libre de canon por la adecuación o una quita, y confirmá por escrito la fecha de entrega y el estado en que se recibe el espacio.

Un presupuesto de alquiler se entiende en dos columnas: lo que se paga cada mes y lo que se paga una sola vez. En la primera van alquiler, expensas, ABL o inmobiliario, servicios, seguros y el ajuste anual. En la segunda, depósito, comisión, sellos, costo de la garantía y adecuación. El depósito se marca aparte como garantía, con condiciones de devolución y posibles deducciones.

Para el cálculo, PlataStar tiene una calculadora de costo total. Cargás el alquiler por m² o el monto total, en dólares o pesos, la superficie y los puestos de trabajo (si no los cargás, estima 9 m² por puesto y lo marca como estimado). Sumás las expensas mensuales con su propia moneda y, si son de otra moneda que el alquiler, un tipo de cambio. Activás el IVA si corresponde, y la herramienta aplica el 21 % sobre alquiler y expensas. Definís el depósito en meses de alquiler, la duración del contrato en meses, el ajuste anual por separado para alquiler y para expensas, y la comisión como porcentaje del alquiler de todo el contrato, que se paga al firmar.

La calculadora devuelve el total mensual, la caja del primer día (primer mes más depósito más comisión, con IVA si lo activaste), el total del contrato sin el depósito, tratado como garantía reembolsable en el modelo, una tabla año por año, el costo por m² del primer mes y el promedio por m² de todo el contrato, y el primer mes por puesto de trabajo. Todos los valores los ingresás vos: la herramienta no usa precios de mercado, así que sirve igual para comparar dos oficinas o dos contratos con las mismas reglas. El modelo incluye alquiler, expensas, IVA, depósito y comisión. Sumá aparte sellos, ABL, servicios, seguros, adecuación y costo de garantías, y revisá el crédito fiscal con tu contador. El IVA sobre expensas es un supuesto del modelo que debe cotejarse con la factura real. Cada cálculo se guarda con un enlace para compartirlo con quien aprueba el gasto.

Compará siempre sobre espacios en alquiler con la misma plantilla de presupuesto. Un alquiler más bajo con expensas altas, comisión sobre todo el contrato y garantía costosa puede salir más caro que un alquiler más alto con todo lo demás en cero.